Đại diện cho VNPT trên địa bàn Hà Nội, ông Nguyễn Việt Tiến, Phó Giám đốc VNPT Hà Nội đã giới thiệu những tính năng ưu việt của ứng dụng e-Cabinet, trong đó nhấn mạnh toàn bộ quy trình liên quan đến tổ chức một cuộc họp thực hiện bằng giấy tờ, văn bản, sẽ được số hoá chuyển thành hệ thống điện tử; sản phẩm có cấu trúc mở, linh hoạt, có tích hợp với tính năng họp từ xa có khả năng đáp ứng tối đa những nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, hệ thống e-Cabinet có thể quản lý được tất cả các dữ liệu trong quá trình triển khai; việc quản lý, lưu trữ dữ liệu trong quá trình triển khai sẽ được bảo mật theo cấp độ 5 - cấp độ bảo mật do Chính phủ ban hành.

Ứng dụng phòng họp không giấy tờ (VNPT e-Cabinet) do VNPT nghiên cứu gồm hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ... Trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT e-Cabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.

Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.

Trong khi đó, ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh như là một “thư ký riêng” cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Ứng dụng này có một số tính năng nổi bật như trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc (hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý); quản lý công việc (ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc); trợ lý ảo (hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin)…

“Với ứng dụng giao việc và nhắc việc của VNPT, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước”, đại diện VNPT-IT cho hay.

Ông Đặng Vũ Tuấn, Phó Giám đốc sở TTTT chia sẻ: “T.P Hà Nội luôn không ngừng đổi mới, sáng tạo, cải tiến lề lối, phong cách làm việc, quyết tâm xây dựng chính quyền thành phố hiện đại, minh bạch, năng động. Ứng dụng “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời và nhắc việc thông minh” tương đối thiết thực phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận, huyện. Tuy nhiên, việc triển khai mô hình này cần phải thống nhất và có sự đồng thuận của các cấp lãnh đạo chính quyền, có lộ trình, chuyển từ “ít giấy” sang “không giấy. Các ứng dụng muốn phát huy được tối đa hiệu quả cũng cần được thiết kế sao cho phù hợp với từng đối tượng sử dụng, đặc biệt là các cơ quan ban ngành hành chính công.